Қазақстаннан құжаттарды сұрату тәртібі Қазақстан Республикасы Сыртқы істер Министрінің 2002 ж. 22 мамырдағы №08-1/1 және Қазақстан Республикасы Әділет Министрінің 2002 ж. 28 мамырдағы №98 Бірлескен бұйрықтарымен бекітілген ережемен реттеледі (бұдан әрі – Ереже).

Жапонияда тұрып жатқан Қазақстан Республикасының азаматтары, шетел азаматтары және азаматтығы жоқ тұлғалар Қазақстан Республикасынан құжаттарды сұрату үшін Қазақстан Республикасының Жапониядағы Елшілігінің Консулдық бөліміне жүгінеді.

Қазақстан Республикасынан құжаттарды сұрату мерзімі 3 және одан көп ай уақытты құрайды.

Қазақстан Республикасынан құжаттарды сұрату үшін өтініш беруші келесі құжаттарды ұсынуы қажет:

• Еркін нысанда өтініш;
• Құжаттарды сұрату бойынша сауалнама;
• Сұратылып отырылған құжаттың көшірмесі (егер болса);
• Өтініш берушінің жеке басын куәландыратын құжаттар – түп нұсқасы және көшірмесі;
• Консулдық жинақтың төленгені туралы түбіршектің түп нұсқасы.

Ереженің 3-тармағына сәйкес, азаматтар келесі құжаттарды сұрату туралы өтініш бере алады:

• Азаматтық жағдайын тіркеу актісі туралы құжаттарды (тууы, қайтыс болу туралы, неке қию және бұзғаны, әкелігін анықтау, тегін, атын, әкесінің атын өзгерту туралы куәліктер);
• Құқықтық сипаттағы әлеуметтік мәліметтер (еңбек өтілімі, еңбек ақысы, зейнеткерлігі, білімі, ғылыми дәреже берілуі, ғылыми атақтың берілуі және біліктілігін арттыруы, мемлекеттік және ведомстволық марапаттар, негізсіз қуғын-сүргін фактілері, азаматтарды жер аудару және мүліктерін тәркілеу, әскери қызметі, еңбек әскеріне қатысуы және т.б. туралы);
• Емдеуде болуы, кәсіби аурулары және жазатайым уақиғалар туралы мәліметтер;
• Ереженің 4-тармағына сәйкес, әскери билеттердің және қызметтік куәліктердің түп нұсқалары мен көшірмелерін шығаруға, сұратып алуға, жіберуге болмайды.

Ереженің 16-тармағына сәйкес, жеке тұлғалардың келесі құжаттарды сұратып алуы қанағаттандырылмайды:

• Азаматтық жағдайын тіркеу актісі туралы қайта берілген куәліктер, егер олар өтініш берушіге емес, басқа тұлғаларға рәсімделген болса;
• Некеге тұру туралы куәліктер, егер неке бұзылған болса (тиісті анықтама беріледі);
• Қайтыс болғандардың туу туралы куәліктері.

Консулдық алым сұратып алудың нәтижелеріне қарамастан алынады.